Een veilige plek vraagt om zorgvuldigheid.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Nine Psychologie verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt.

Nine Psychologie verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de beroepscode van het NIP en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Nine Psychologie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke gegevens verwerkt Nine Psychologie?

Nine Psychologie verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor contact, begeleiding, administratie en wettelijke verplichtingen.

Contactgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens, als deze nodig zijn voor facturatie of administratie.

Gegevens voor de begeleiding

• hulpvraag;
• relevante persoonlijke omstandigheden;
• informatie die je zelf deelt tijdens de kennismaking of sessies;
• gespreksaantekeningen;
• behandelafspraken;
• voortgangsnotities;
• correspondentie over het traject.

Gezondheidsgegevens

Omdat Nine Psychologie psychologische begeleiding biedt, kunnen ook gegevens over jouw mentale gezondheid worden verwerkt. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarmee wordt extra zorgvuldig omgegaan.

Administratieve gegevens

• factuurgegevens;
• betaalstatus;
• datum en tijd van afspraken;
• gegevens die nodig zijn voor boekhouding en belastingadministratie.

Technische gegevens

Wanneer je de website bezoekt of online contact hebt, kunnen beperkte technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• e-mailadres bij contact via e-mail;
• technische gegevens die nodig zijn voor het functioneren van de website;
• gegevens die nodig zijn voor het gebruik van de beveiligde videoverbinding.

Nine Psychologie gebruikt deze gegevens niet om zonder noodzaak profielen van bezoekers op te bouwen.

3. Waarom verwerkt Nine Psychologie jouw gegevens?

Nine Psychologie verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het plannen van een kennismaking of sessie;
• het uitvoeren van psychologische begeleiding;
• het bijhouden van een zorgvuldig cliëntendossier;
• het onderhouden van contact;
• het versturen van facturen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het waarborgen van kwaliteit en continuïteit van zorg;
• het zorgvuldig afhandelen van vragen, verzoeken of klachten.

Gegevens worden niet voor andere doelen gebruikt zonder dat daar een geldige reden voor is.

4. Op welke grondslag worden jouw gegevens verwerkt?

Nine Psychologie verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Nine Psychologie;
• wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten en dossiervoering;
• toestemming, bijvoorbeeld wanneer informatie met een derde wordt gedeeld;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale praktijkadministratie;
• noodzakelijkheid voor het verlenen van zorg of begeleiding.

Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt wanneer dat noodzakelijk is voor goede begeleiding en dossiervoering, en binnen de grenzen van het beroepsgeheim en toepasselijke wetgeving.

5. Beroepsgeheim en vertrouwelijkheid

Nine Psychologie gaat vertrouwelijk om met alles wat jij deelt.

Als psycholoog is Nine gebonden aan het beroepsgeheim. Dit betekent dat informatie uit de gesprekken niet zomaar met anderen wordt gedeeld. Informatie wordt alleen gedeeld:

• als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft;
• als dit noodzakelijk is voor goede zorg en binnen de wettelijke kaders valt;
• als er een wettelijke verplichting bestaat;
• of in een uitzonderlijke situatie waarin sprake is van ernstig en acuut gevaar voor jou of een ander.

Waar mogelijk wordt het delen van informatie altijd vooraf met jou besproken.

6. Delen van gegevens met derden

Nine Psychologie deelt jouw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is of jij daarvoor toestemming geeft.

Mogelijke ontvangers zijn:

• een boekhouder of administratief dienstverlener, voor zover nodig voor facturatie en administratie;
• een beveiligde video- of cliëntcommunicatieprovider;
• een IT- of hostingpartij;
• een klachtenfunctionaris of geschilleninstantie, als sprake is van een klacht;
• andere zorgverleners, zoals huisarts of behandelaar, alleen met jouw toestemming of wanneer de wet dit vereist.

Met partijen die in opdracht van Nine Psychologie persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt.

7. Werkgever of vergoeding door derden

Soms betaalt of vergoedt een werkgever de sessies. Ook dan blijft de inhoud van de gesprekken vertrouwelijk.

Nine Psychologie deelt geen inhoudelijke informatie met een werkgever zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Als er informatie nodig is voor vergoeding, wordt dit zo beperkt mogelijk gehouden. Denk aan een factuur, datum van sessies of een algemene omschrijving, zonder inhoudelijke behandelgegevens. Alleen als jij daar expliciet mee instemt, kan aanvullende informatie worden verstrekt.

8. Bewaartermijnen

Nine Psychologie bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

Voor cliëntendossiers geldt in beginsel de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een langere of kortere bewaartermijn wettelijk toegestaan of vereist is.

Administratieve en fiscale gegevens worden in beginsel 7 jaar bewaard, voor zover dat nodig is voor de boekhouding en belastingadministratie.

Gegevens die niet langer nodig zijn, worden zorgvuldig verwijderd of vernietigd.

9. Beveiliging

Nine Psychologie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Denk hierbij aan:

• beveiligde communicatie waar mogelijk, via Zivver;
• beveiligde videoverbinding;
• zorgvuldig wachtwoordgebruik;
• beperkte toegang tot dossiers en administratie;
• opslag bij betrouwbare digitale dienstverleners;
• zorgvuldige omgang met e-mail en documenten.

Hoewel geen enkel systeem volledige veiligheid kan garanderen, doet Nine Psychologie wat redelijkerwijs nodig is om jouw gegevens goed te beschermen.

10. E-mail en online communicatie

Contact via e-mail is praktisch, maar niet altijd volledig risicovrij. Nine Psychologie gaat zorgvuldig om met e-mailcommunicatie en vraagt cliënten om geen onnodig gevoelige informatie per onbeveiligde e-mail te sturen. Bij gevoelige informatie zal gebruik gemaakt worden van Zivver (beveiligde e-mail).

Voor online sessies wordt gebruikgemaakt van een beveiligde videoverbinding. Je ontvangt hiervoor vooraf een link.

Zorg zelf ook voor een rustige plek, een privéomgeving, een veilige internetverbinding en bij voorkeur een koptelefoon.

11. Website en cookies

De website van Nine Psychologie kan gebruikmaken van functionele cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website goed te laten werken.

Als er analytische of marketingcookies worden gebruikt, wordt dit alleen gedaan binnen de grenzen van de wet en waar nodig met toestemming.

12. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt Nine Psychologie vragen om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens, voor zover de wet dat toestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Voor gegevens in een cliëntendossier gelden daarnaast specifieke wettelijke en professionele regels. Daardoor kan niet ieder verzoek tot verwijdering of aanpassing automatisch worden toegewezen.

Een verzoek kan worden gestuurd naar: ninepsychologie@hotmail.com. Nine Psychologie reageert zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

13. Klachten over privacy

Als je vragen of zorgen hebt over de manier waarop Nine Psychologie met jouw gegevens omgaat, kun je contact opnemen via ninepsychologie@hotmail.com.

Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Daarnaast kun je, wanneer de klacht samenhangt met de zorgverlening, gebruikmaken van de klachtenregeling waarbij Nine Psychologie is aangesloten. Je kunt hiervoor contact opnemen met Centraal Bureau Klachtenmanagement in de Zorg via klachten@cbkz.nl.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast als de werkwijze, wetgeving of gebruikte systemen veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op de website van Nine Psychologie.